ホワイトボードの使い方の問題点と対応策

テーマによっては話がぶれやすい。それぞれが言いたいことを言って終わる

 

時間はかかるものの実際は何も決まらず、誰が何をいつまでに実行すべきかはっきりしない。

 

決めたと思っても漏れがある

 

論点のすれ違いを明確にできず、平行線のまま議論が続く

 

報告はでき、結論は出せても、本質的な問題解決につながらない

 

上司はいいミーティングだったと思っても、部下は今ひとつ何が何だかわからない。

 

情報共有したようでいてしていない、方針を出したようでいて、出していない

 

皆の発言をどんどん書いていくのはいいが、議論が発散し、収拾がつかなくなった。

 

まとめようとしても、皆がついてきてくれない

 

ホワイトボードの前に立つと、あがってしまい何をどう進めたらよいか、よくわからなくなってくる

 

単なる書記に終わり、議論を全くリードできない

 

発言内容が頭に入らない

 

現状の問題点や不満ばかり話しているうちに時間が終ってしまう

 

部下に書かせるのではなく、上司が直接書くのが最も効果的
(慣れてきて、状況によっては上司の次のリーダーが書くことも有効)

 

その時、何を話す時間なのかをはっきりさせる。

 

すなわち、議事進行をきちんとおこなう。

 

ブレーンストーミングであっても、結論を確認する時間を作る

 

最初はまとめようとせず、話を聞いて書く. . .

 

わかりにくい時は躊躇せず、また恥ずかしがらず聞きなおし、簡潔に言い直してもらう

 

書いたものを指差して、言いたいことが表現されているか本人に確認する。

 

他の人が話し始めていてもやんわり制止して確認し、積み上げていく方が効果的

 

論点がすれ違いの時は、それを整理し、どこにギャップがあるかできるだけ図示する
(ここでフレームワーク、ロジックツリーが生きる)

 

誰が何をいつまでにやるか、明確に決め、確認し、書く。

 

検討すべきリスク項目なども明確にする

 

ざわついた時は注意を促す。大きめの声で

 

左上に会議のタイトル、右上に日付と出席者を書く

 

複数の議題、トピックがあるときは、左上に小さく箇条書きしてから始める
(場合によって時間配分も明記する)

 

印刷したときにはっきり読めるように、字の大きさ、読みやすさなど留意する

 

下半分は椅子にすわって書く方が早い、きれい、落ち着いて判断できる

 

2ページ目に移る時は、1ページ目をコピーしてすぐ渡す。

 

終了時にもただちにコピーを渡す

 

最初は誰でもあがる。

 

思っていることの半分も書けないため、場数が必要(20回程度の練習)

 

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